10.01.2021

7 ключевых моментов на пути к эффективному общению в фирме

Одним из важнейших факторов, свидетельствующих об эффективности фирмы, является общение. На основе исследования Emplo 2017, вплоть до 71% сотрудников считают, что компания не в состоянии добиться успеха без партёрского и открытого общения. Создание успешной коммуникации – это долгий путь. В таком случае возникает вопрос как добиться цели? Мы представляем 7 ключевых моментов на пути к эффективному общению.

 

Без соответствующей коммуникации в фирме невозможно иметь мотивированных и прежде всего, вовлечённых сотрудников. В огромном количестве научных работ, общение называют одним из факторов, создающих высокую вовлечённость – к некоторым из этих публикаций вы найдёте полезные ссылки в конце этой статьи. Внутренняя коммуникация в фирме, происходящая в соответствующей форме, отражается на хороших взаимоотношениях в коллективе, а также в отношениях: работник — руководитель.

 

Успешное общение – измеримая польза

 

Эффективная коммуникация – это также успешный ход процессов, плавное управление изменениями и экономия времени. В исследовании CompTIA 2018, проблемы в общении были названы главной причиной задержек в реализации проектов. В исследованиях, проведённых компанией Towers Watson в 2014 было даже доказано, что фирмы, применяющие эффективные стратегии по внутренней коммуникации, имеют в 3,5 раза большие шансы лучших результатов, чем похожие предприятия с коммуникационными проблемами. Более того, фирмы, характеризующиеся внутренней прозрачностью и успешным обменом информацией, на 47% более рентабельны, чем другие.

 

Успешное общение выгодно… вопрос в том, каким образом разработать эффективную коммуникацию в фирме? Ниже вы найдёте 7 правил общения, внедрение и соблюдение которых,  будет иметь огромное влияние на корпоративную культуру.

 

7 принципов организации общения в фирме

1: Установите понятные условия игры

В определённом смысле с общением когда-то было проще – функционировали всего три канала передачи информации. Сотрудники знали, что могут либо связаться лично, либо по телефону, либо по электронной почте. А сегодня? Зачастую сотрудники имеют в своём распоряжении даже несколько десятков каналов связи, включая: корпоративные инструменты связи, платформы для управления проектами,  файлы для совместного редактирования или даже личные инструменты связи и социальные медиа.

 

Именно поэтому в каждой фирме необходимо ввести понятные правила игры, говорящие о том каким образом будет проходить общение в конкретных ситуациях. Распечатать гору бумаги вместо того, чтобы отправить файл по электронной почте или предоставить доступ к файлам в общем файловом хранилище – это, вероятно, не самая лучшая идея, но в свою очередь — затрагивание определённых личных вопросов деликатного характера, либо, например, передача плохих новостей, должны осуществляться более непосредственно. В таких ситуациях „разговор с глазу на глаз” или хотя бы по телефону – когда нет другой возможности – очень многое изменяет. Помните, что невербальная коммуникация несёт за собой очень много информации.

 

Самое важное – необходимо сформулировать, какими инструментами и в каких ситуациях должны пользоваться все сотрудники в фирме и убедиться, что они не только на 100% понимают, но и умеют применять на практике данные решения. Благодаря такой стратегии вы сможете избежать таких диалогов, как например этот:

– Ну я же написал тебе в Slack
– В чём?

 

2: Грамотно используйте технологии

Как известно, сегодня фирмы имеют доступ к целому ассортименту инструментов коммуникации, которые имеют очень разное применение. Вы хотели бы создать тематические чаты для своих команд? А возможно вам нужно провести обучение для сотрудников, работающих по всей стране? Современные инструменты, такие как: Teams, Slack, либо Zoom — дают вам такие возможности. Имеющийся широкий выбор позволяет найти для себя тот инструмент, который соответствует индивидуальным потребностям.

 

Сам выбор и требование использования конкретного инструмента, это, однако, слишком мало. Для того, чтобы успешно использовать каналы для общения, необходимо осуществить соответствующее внедрение услуг и обучение персонала. Следует убедиться в наличии необходимого оборудования, например, камеры или быстрого Интернета. Стоит также подумать о возможных тренингах по технологиям связи – далеко не каждый сотрудник „родился со смартфоном в руке”, как и не каждый из нас любит применять новые решения. Инновации поначалу могут вызывать сопротивление, поэтому соответствующая подготовка сотрудников может сыграть здесь ключевую роль.

 

3: Формулируйте простые сообщения

Независимо от канала передачи информации, важно, чтобы ваши сообщения были несложными в понимании и адаптированы к получателям. Длинные, сложноподчинённые предложения возможно и создают имидж красноречивого отправителя, но могут также значительно затруднить понимание содержания информации.

 

Более того, стоит руководствоваться принципом – от общего к частному – в начале предоставляем суть вопроса, а потом концентрируемся на подробностях в сообщении. Благодаря такому приёму будет труднее запутаться при общении. А в конце сообщения стоит коротко резюмировать его главную мысль. В вашем электронном письме слишком много подробностей? Постарайтесь изложить их в краткой форме в самом начале, а затем подчеркните их снова в тексте. Во время встречи вам предстоит много вопросов для обсуждения? Позаботьтесь о том, чтобы каждый сотрудник получил повестку дня в виде списка с полями для замечаний.

 

Помните о том, чтобы не оставлять недосказанности в своих сообщениях. Там, где не хватает информации, её будут самостоятельно дополнять, а ваши сообщения могут неправильно интерпретировать. Это явление становится особенно опасным, когда в фирме происходит что-нибудь тревожное, а сотрудники выдвигают теории, базирующиеся на недосказанности! Следовательно, вырабатывайте навык обратной связи в равной степени как у себя, так и у своих сотрудников – т.е. резюмирования получателем информации, каким образом он понимает ваше сообщение. А также заверьте сотрудников в том, чтобы они не опасались уточнять получаемую информацию.

 

4: Действуйте многовекторно

Одноразовая передача важной информации в устной форме или по электронной почте зачастую недостаточна. Наши сотрудники по-разному реагируют на различные импульсы. Некоторые из них визуалы, другие – аудиалы, а ещё другие, имеют проблемы с многозадачностью. Какой можно из этого сделать вывод? Для того, чтобы „достучаться до всех”, передаваемую информацию необходимо повторять несколько раз, закреплять и стоит делать это многовекторно – при помощи различных средств связи.

 

Поэтому выработайте у себя навык составления так называемых follow up после каждой встречи. Старайтесь также идти навстречу своим сотрудникам – согласиться с тем, что стоит на всякий случай напомнить ещё раз, когда приближается назначенный срок, вместо того, чтобы пассивно ожидать результатов. Если вы считаете, что какая -то информация настолько существенна, что стоит её дублировать при помощи различных каналов связи, ключевым является тот момент, чтобы сохранить последовательность, не изменять детали, которые могут привести к информационному хаосу. Всё это повлияет на то, что вы избежите большого количества недоразумений и спасёте своих сотрудников от неприятных ситуаций.

 

5: Формируйте доверие у сотрудников последовательно и систематически

Успешная коммуникация базируется на взаимной открытости и доверии. Покажите своим сотрудникам, что вы на их стороне, относитесь к ним как к равноправным партнёрам по общению, поощряйте, чтобы они выражали своё мнение, показывайте свой позитивный подход к коллективу. Если сотрудники делают ошибки – проявите ваше понимание.

 

Благодаря такой тактике, доверие и лояльность сотрудников будут постепенно расти, а  вместе с тем — также вовлечение и эффективность. Однако этого невозможно достигнуть за один день или во время одной беседы. И также невозможно добиться таких результатов без постоянной работы и без закрепления достигнутого. Не теряйте энтузиазм и терпеливо работайте над созданием доверия у сотрудников, обращайте внимание на партнёрство во взаимоотношениях.

 

6: Слушайте, слушайте и ещё раз слушайте

Общение в большинстве случаев имеет двусторонний характер, при чём каждое из этих направлений принимает другой характер. Работодатель или руководитель прежде всего делегирует задачи, представляет свои ожидания, обеспечивает обратную связь. Сотрудники в свою очередь дают обратную связь, но тоже выражают свежие идеи относительно продукта, управления или маркетинга. На основании исследований на платформе Enpulse с 2020 roku, 66% опрошенных сотрудников считают, что в фирмах, в которых они работают, хорошо налажено общение между руководством и сотрудниками. Эти результаты относительно позитивные, однако стоит и в дальнейшем работать в этом направлении. Вопрос только в том – каким образом?

 

Во-первых, необходимо заботиться о упомянутом ранее доверии, а также стимулировать сотрудников к открытости и действительно внимательно их выслушивать. Поощряйте свой персонал к тому, чтобы выражать свои потребности и опасения. Благодаря такому подходу, сотрудники станут не только лучше понимать друг друга, но также работодатель будет осознавать, что можно изменить, чтобы позитивно повлиять на работу. Менеджер должен активно слушать и реагировать на то, что услышал. Инструментами – которые, с одной стороны, помогают работникам выражать своё мнение, а с другой, делают возможным для работодателей проведение анализа настроений персонала – являются платформы, измеряющие степень вовлечённости – такие как Enpulse. Исследуя вовлечение, можно легко и быстро задавать сотрудникам разнообразные вопросы, а в свою очередь, анонимное участие в исследовании позволяет преодолевать барьеры и предоставлять честные ответы и мнения.

 

7: Старайтесь понимать свой коллектив и будьте гибкими в общении

Идеального рецепта общения не существует, так как каждый коллектив отличается. При использовании представленных ранее принципов, адоптируйте способы коммуникации к адресатам, постарайтесь разработать наиболее оптимальное решение для данной группы. С этой целью вам нужно познакомиться поближе с командой, с которой вы работаете, узнать какой подход им больше всего нравится. Данный процесс требует терпения, так как именно совместная работа и совместный опыт позволяют создать наиболее успешную стратегию общения. Не разочаровывайтесь первыми неудачами, не вините работников за ошибочную интерпретацию ваших сообщений, а продолжайте учиться на своих ошибках и будьте гибкими.

 

Взаимопонимание и знание своего коллектива являются ключевыми в успешной коммуникации. В этом вам помогут инструменты для измерения степени вовлечённости, благодаря которым вы сможете получать информацию относительно коммуникации внутри компании с перспективы сотрудников. Более того, исследуя вовлечение, вы узнаете намного больше на тему потребностей, опасений и мотивирующих факторов ваших сотрудников.

 

Пример из жизни

Для того, чтобы показать насколько полезным может стать исследование вовлечения в режиме онлайн, мы решили привести в качестве примера историю одного из наших клиентов:

  • Исследование, проведённое у клиента, показало, что действия, предпринимаемые менеджерами компании, не приносили ожидаемых результатов, так как не были внедрены соответствующие, адоптированные к командам, способы коммуникации.
  • Сотрудники не осознавали, какие имеются возможности развития, которые им предлагает фирма, а руководители полагали, что работники просто не заинтересованы в данных направлениях развития.
  • В то же время, руководители предполагали, что каждый сотрудник знает, где может получить информацию на эту тему — что, как показало исследование, не отображало действительности. С другой стороны, те работники, которые были осведомлены о возможностях тренингов, не знали, что данные предложения действительно были им адресованы и что они имеют возможность повлиять на направление обучения.
  • Изучение результатов исследования помогло работодателю осознать, что многие из проблем с вовлечённостью сотрудников возникли именно из-за отсутствия успешной коммуникации, основанной на взаимном доверии. В следствие чего был введён целый ряд действий по улучшению работы в компании, существенная часть из которых была сконценрирована на коммуникации. В итоге проведения такой политики снизалась текучесть кадров, так как сотрудники стали более удовлетворенными своей работой.

Авторы: Магда Петкевич (CEO) и Конрад Пилярски (Sales and Marketing Manager)

Вы хотите узнать о том, как мы измеряем и как помогаем укреплять вовлечённость сотрудников компаний? Напишите нам на: enpulse@enpulse.eu!

Используйте Enpulse, чтобы наладить эффективную коммуникацию в Вашей компании.
Протестируйте платформу Enpulse бесплатно в течение 30 дней!

Хотите узнать, как мы измеряем вовлечённость?
Позвоните нашему специалисту по телефону 79581114600

Источники исследований и полезные ссылки:

https://docplayer.pl/109648390-Efektywnosc-zaczyna-sie-od-komunikacji-wewnetrznej.html

https://www.bluesource.co.uk/20-astonishing-stats-business-communications/

https://www.bizcommunity.com/Article/196/500/110632.html

https://www.assignar.com/au/workforce/improve-profitability-effective-communication-software/

 

Zobacz inne artykuły

29.03.2021

6 подсказок как создавать вовлечённость

6 подсказок как создавать вовлечённость

23.03.2021

HR Expo 2020 | Вовлечённость: антибиотики или пищевые добавки?

23.02.2021

Эмоциональный интеллект на работе – 8 эмоциональных драйверов вовлечения

Вы также можете бесплатно испытывать все функции Enpulse на протяжении 30 дней!

ИСПЫТАЙТЕ БЕСПЛАТНО

Подпишитесь на информационный бюллетень и получите бесплатные материалы о вовлеченности!