23.06.2021

Ogarnij rotację, pojedziesz na wakacje!

Nie da się już dłużej ukrywać prawdy! Na zewnątrz jest coraz bardziej zielono, temperatura w nocy nie schodzi już poniżej zera, a na ulicach niedawno mogliśmy spotkać młodych ludzi, ubranych w stroje galowe, zmierzających na egzamin dojrzałości. Oznacza to jedno – do naszego kalendarza coraz śmielej wysyła powiadomienia twór zwany wakacjami.

Dodatkowo, są to wakacje bardziej wyczekiwane niż te ostatnio: mamy spadająca krzywą zachorowań, szczepionki, coraz więcej otwierających się wakacyjnych destynacji, gdzie obsługa tylko czeka, aby wciągnąć Was w wir hotelowych animacji, drinków nad basenem i… i można by tak wymieniać, wymieniać. Niestety, ta część z Was, która zdecyduje się na urlop, pojedzie tam z pewnym obciążeniem w swoim biznesie – ROTACJĄ (nie rotawirusem). 

Obciążenie to znane jest już od czasów starożytnych i ludzie od wieków próbują znajdować sposoby mogące rozwiązać problemy fluktuacji pracowników. W czasach dawnych lub też zamierzchłych, metody rozwiązywania problemu rotacji były dość radykalne, opierające się na sile fizycznej, zastraszaniu oraz odpowiednim zarządzaniu pozycją społeczną zarządzającego lub zarządzanego. Mimo że niektóre osiągnięcia starożytnych i średniowiecznych „project managerów” stosowane są po dziś dzień, mam nadzieję, że przynajmniej większość z Państwa, czytających ten artykuł z nich nie korzysta.

 

Co to jest rotacja pracowników?

Czym jest rotacja? Oprócz definicji, która mówi nam o współczynniku odejść pracowników zatrudnionych w danym okresie, jest dla organizacji kosztem. Kosztem bardzo poważnym, którego nie można lekceważyć. Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje rotacji pracowników:

  1. Dobrowolną (czyli inicjowaną przez pracownika).
  2. Wymuszoną (powodowaną decyzją pracodawcy).

O ile tą wynikającą z decyzji pracodawcy możemy kategoryzować w kategorii odpowiedzialności biznesowych managerów, na które mamy zazwyczaj 100% wpływu, o tyle niezapowiedziane ruchy kadrowe samych pracowników mogą nas nieco zaskoczyć. Oczywiście nie wszystkie odejścia to powód do rozpaczy – czasami są to decyzje wręcz korzystne dla firmy. Co jednak, jeżeli ludzie, którzy odchodzą są dla firmy ważni? Zaczynamy zadawać sobie pytanie – czy można było tego uniknąć? Jakie były przyczyny odejścia? Czy to się będzie powtarzać?

 

Skutki rotacji pracowników

 

W tym miejscu, dowiedzmy się (a Ci co wiedzą, i tak mają już popsuty nastrój) jakie działania wymusi na nas odejście pracowników i na jakie narazi nas koszty. Czy możemy coś na to zaradzić?

 

Rekrutacja nowych kandydatów

Publikowanie ogłoszeń, rozmowy, testy, cały proces. Ale czy to wszystko? Czasami spotykamy się z firmami, skarżącymi się na wysoki poziom rotacji wśród osób „świeżo zatrudnionych”. W przypadku kilku firm, z którymi miałem przyjemność współpracować okazało się, że często mamy do czynienia ze zjawiskiem matrymonialnej pomyłki. I to zarówno ze strony jednej – kandydata, jak i drugiej – pracodawcy. Kandydat ma to do siebie, że często aplikuje na kilka stanowisk (i nie jest to nic co nas zaskakuje). Jeżeli praca, o którą się ubiega nie dotyczy wysoko kwalifikowanych stanowisk, a proces rekrutacji nie składa się z wielu etapów, decyzje często podejmowane są dynamicznie, czasem więc coś „umyka”. Zwłaszcza często, z taką sytuacją mamy styczność w przypadku osób dostarczanych pracodawcy przez Agencje Pracy.

Dlaczego tak się dzieje? Czynników jest wiele np.: kilku rekruterów, z których każdy chce przedstawić ofertę jak najkorzystniej i zamknąć projekt, osobę kandydata, która jest bombardowana wielką ilością informacji, zestresowana nadchodząca zmianą otoczenia, presję czasu a często również powierzchowną znajomością języka, kwestiami związanymi z rodzajem umowy, stawką.

Czy zatem na etapie rekrutacji możemy zmniejszyć szansę odejścia pracownika tuż po rozpoczęciu pracy? O ile ostateczna decyzja będzie należała do niego, możemy wpłynąć na rotację pracowników dbając o:

  1. Sprawdzenie czy oferta pracy zawiera wszystkie informacje dotyczące stanowiska, a osoba rekrutująca kandydatów jest w stanie wyczerpująco odpowiedzieć na pytania.
  2. Przedstawienie kandydatowi scenariusza rekrutacji oraz informacji co się z nim stanie (osadzonej na osi czasu) po pomyślnie zakończonym procesie.
  3. Kontakt z osobą w czasie pomiędzy końcem rekrutacji a rozpoczęciem pracy.

 

Onboarding

wprowadzenie nowej osoby do organizacji to są również spore koszty. Po pierwsze – ktoś to musi zrobić. Ktoś, kto co chwila otrzymuje takie zadanie, a nie jest osobą urodzoną do „onboardowania” przy wysokim wskaźniku rotacji też może nie być szczególnie szczęśliwy z tego powodu. Spora część nowych pracowników, właśnie na tym etapie podejmuje decyzję, że to nie jest miejsce dla nich. Niektórzy dociągają z bólem, do końca okresu próbnego, ale już po pierwszym tygodniu wracają do lektury ogłoszeń, inni ze spuszczonym wzrokiem marzą tylko o tym, żeby dzień się skończył i aby mogli wrócić do domu. Często jest też tak, że człowiek ma inne wyobrażenie co do miejsca, w którym się jeszcze nie znalazł.

Jako ludzie, mamy tą wadę, że często idealizujemy pewne rzeczy – jako przykład – ile razy zdarzyło się Państwu iść do kina po obejrzeniu niesamowitego zwiastunu filmu, a po wyjściu z seansu byliście bardziej niż przekonani, że spółka Netflix & Chill, lepiej zagospodarowałaby ten wieczór? Tak samo jest z pracą – myślimy sobie jak to wspaniale będzie, jakich to miłych ludzi spotkam na miejscu, nawiążę nowe przyjaźnie, a po pierwszym podbiciu karty okazuje się, że wraca zmora z dzieciństwa i w tej piaskownicy nikt się nie chce ze mną bawić.

Onboarding to jest właśnie ten moment, kiedy należy wychwycić co kandydat zbudował sobie w głowie w kontekście miejsca pracy, a co ono realnie mu oferuje, złączyć te dwa zbiory i postarać się, aby nie poczuł się zawiedziony, czy też wprowadzony w błąd.

 

Produktywność

Zakładając, że nie mówimy o stanowiskach, które osiągają 100% efektywności już po pierwszych kilku dniach pracy (mam tutaj na myśli np. doświadczonego zbrojarza betoniarza wiążącego pręty w tempie maszynowym, który przeszedł do nas od konkurencji, gdyż zaoferowaliśmy mu atrakcyjniejszą stawkę) potrzebujemy czasu, aby osoba, którą zatrudniliśmy wdrożyła się i osiągnęła zadowalająca nas sprawność bojową. W zawodach specjalistycznych może to być nawet okres od 1 do 2 lat. Osiągnięcie odpowiedniej produktywności naszego nowego pracownika zależne jest w dużej mierze od tego jak szybko wdroży się on w nowe obowiązki, a zrobi to tym płynniej im organizacja bardziej otworzy się na niego. Czyli mamy taki trochę z amerykańska “onboarding and carrying of the new baby”.

 

Spadek zaangażowania reszty zatrudnionych

To częste zjawisko, dotykające wiele branż. Nawet pracownicy z wieloletnim stażem, oddani organizacji widząc jak dużo osób przychodzi i odchodzi zaczyna w naszą organizację wątpić. Zaczyna myśleć, że może coś tracą trwając na tym samym stanowisku. Dla firmy są to osoby wartościowe, ale o tym to Państwo wiedzą. Dlatego tak ważne jest mierzenie poziomu zaangażowania całej organizacji, zwłaszcza w momentach dla niej ważnych i trudnych takich jak zmiany, i nie muszą to być od razu zmiany na gorsze. Bardzo duży niepokój wśród pracowników budzi również dynamiczny rozwój firmy, wiążący się z szybką rozbudową struktury czy wprowadzaniem do firmy nowych usług, produktów. W tym momencie bardzo ważna staje się komunikacja. Najgorszym jest pozostawienie sytuacji na zasadzie – problem rozwiąże się sam. Taka ścieżka postępowania prowadzi zazwyczaj do dowcipu, którego puentą jest: „problem zniknął, ale niesmak pozostał”.

 

Szkolenia

Niby pisałem o tym wcześniej, ale przy okazji onboardingu, jaki on by nie był wspaniale zaprojektowany, nie jesteśmy w stanie wytrenować pracownika, który od razu będzie wszystko wiedzący, doświadczony i nie wymagający pracy z nim. W niektórych branżach czas na wykształcenie specjalisty to 2-3 lata od momentu zatrudnienia, w czasie którego koszty szkoleń i wydatki z tym związane mogą stanowić od 10 do 20% kosztów wynagrodzenia. Sporo, prawda? A to wszystko, ulatuje w chwili zakończenia przez jednostkę rozwoju w organizacji na rzecz rozwoju talentu jednostki poza.

 

Zły wizerunek

Ale dlaczego? No bo ludzie gadają. No nie będzie inaczej. Zawsze jak ktoś się zwalnia, jak zostaje zwolniony ludzie gadają. Jedni kibicują decyzji, drudzy są jej przeciwni. Zwykle w tym przypadku nie ma jednomyślności. Co nam jako pracodawcy grozi w tym przypadku? Zaczyna się od wprowadzenia złej atmosfery przy ekspresie do kawy, który to wg konwencji genewskiej miał być strefą zdemilitaryzowaną, ale i ona ta konwencja na plotki nic nie poradzi. Grozi nam również obsmarowanie przez byłego pracownika w miejscach takich jak: media społecznościowe, portale skupiające takie opinie. Oczywiście możemy z tym walczyć – czyt. ponosić koszty. Jeżeli również nie komunikujemy ludziom, którzy w firmie nadal pracują przyczyn i kryteriów (w przypadku zwolnienia przez pracodawcę), zwiększamy automatycznie poczucie lęku i zastraszenia. Zalęknieni i zastraszeni pracownicy popełniają więcej błędów (koszty) oraz zaczynają myśleć o zmianie pracodawcy bardziej intensywnie.

 

Jak zapobiegać fluktuacji pracowników?

No dobrze, z powyższego wiemy, w których obszarach możemy liczyć na zwiększone koszty, jeżeli ogólny wskaźnik  rotacji będzie inny niż 0. A jak możemy zmierzyć się z tym złym zjawiskiem, aby nawiązać równą walkę?

  1. Po pierwsze należy je badać/liczyć (zjawisko rotacji) oraz przeciwstawiać do danych dla danej branży, regionu itd. Dlaczego? Nawet najlepiej zebrane i policzone dane, nie odzwierciedlą nam naszej faktycznej sytuacji, jeżeli nie będą regularnie „benchmarkowane”. Dane dotyczące wysokości rocznego wynagrodzenia dla analizowanych stanowisk również pomogą (raporty płacowe). Analizować i badać trzeba również to co oferuje rynek – np. kto ma najlepsze owocowe czwartki i najwygodniejsze pufy w rest roomie.
  2. Po drugie komunikować się z pracownikami. O rzeczach dobrych, o złych, reagować nim zaczną się tworzyć plotki, nie pozostawiać sytuacji w domysłach własnych.
  3. Onboardować jak najwcześniej się da (kandydat czytający Państwa ogłoszenie o pracę, to potencjalnie już cześć organizacji). I monitorować statusy i efekty tego procesu. To trzeci punkt.
  4. Po czwarte – nie myśleć za ludzi. Jeżeli zakładamy, że ktoś myśli w sposób X, jest duże prawdopodobieństwo, że się mylimy (it’s a trap). Po to zostały wynalezione narzędzia, ankiety oraz możliwość zadawania pytań, aby nie brnąć w decyzje powzięte na podstawie błędnych założeń. 
  5. Na piątkę, należy sobie przygotować strategię działania, zebrać powyższe (dodać trochę od siebie) i konsekwentnie realizować, śledząc bacznie efekty (z pkt1). Reagować i modyfikować naszą strategię np. zmieniając warunki pracy
  6. A jak się jednak zwolnią? No czasem jest tak że co byśmy nie robili, nasi wieloletni pracownicy odchodzą z przedsiębiorstwa, odchodzą nasi koledzy i przyjaciele. Co wtedy? Otóż wtedy warto jest zdiagnozować przyczyny (brak możliwości rozwoju, zbyt niskie wynagrodzenie, relacje z przełożonym, powody osobiste etc.), pozostać w kontakcie i postarać się wyciągnąć wnioski.

 

Wysoki wskaźnik rotacji pracowników a straty finansowe dla firmy

Wiemy co, wiemy z grubsza jak, ale cały czas nie wiemy „ile mnie to kosztuje”?

Na koniec zatem zimny prysznic – jeżeli to Państwa pierwszy raz – sugeruję wziąć głęboki oddech. Szacuje się, że utrata pracownika może kosztować od 30% do nawet 200% jego pensji (i to rocznej). W zależności od stażu pracy danej osoby obciążenie finansowe firmy rośnie. 

Dzięki przeprowadzonym przez Work Institute (USA) badaniom możemy zobaczyć jakie są trendy, a nie napawają optymizmem: w 2019 mieliśmy 8,3% wzrost w stosunku do 2018 r. I 88% wzrost od 2010 r. A ile to jest w USD? Wspomniany Instytut szacował i szacował (2019) i wyszło 630 milionów (USD). Od samego patrzenia na tą kwotę robi się słabo.

Jest też prosty wzór, dzięki któremu samemu można, „na szybko” oszacować koszty rotacji pracowników w firmie:

Ilość osób, które odeszły w roku poprzedzającym x (średnie roczne wynagrodzenie w organizacji, lub średnia krajowa brutto) x 30% (przyjmijmy, że bierzemy najniższy próg).

 

Podsumowanie

Jeżeli ktoś z Państwa do tej pory zastanawiał się czy warto robić coś z rotacją wśród pracowników w firmie, musi odpowiedzieć sobie na pytanie, czy stać go dalej nic z tym nie robić. Jeżeli już to robił, może należy zweryfikować metody działania. Jeżeli robi to i robi to dobrze – niewątpliwie zasłużył (i zarobił) na swoje Wakacje, czego autor niniejszego tekstu wszystkim, którym udało się przebrnąć przez jego całość, życzy! 

 

Chcesz porozmawiać o tym jak mierzymy i pomagamy budować zaangażowanie w organizacjach? Napisz do nas na enpulse@enpulse.eu!

 

Wykorzystaj Enpulse do budowania wydajnej komunikacji w firmie.
Testuj Enpulse za darmo przez 30 dni!

Chcesz dowiedzieć się jak badamy zaangażowanie?
Zadzwoń do naszego eksperta pod +48 505 017 071 

 

Bibliografia:

Miller S., Salary Gripes Are Top Reason Employees Quit

Work Institute 2020 Retention Report

Allen D. G. Retaining talent. A guide to analyzing and managing employee turnover

Zobacz inne artykuły

31.03.2021

Świadomość, sprawstwo i duma w budowaniu zaangażowania pracowników

08.07.2021

Co wpływa na zaangażowanie pracowników?

Nowe

19.05.2020

7 przystanków na drodze do dobrej komunikacji w firmie

Możesz też za darmo przetestować wszystkie funkcje Enpulse przez 30 dni!

Wypróbuj za darmo

Zapisz się do newslettera i otrzymuj
darmowe materiały o zaangażowaniu!

Wykorzystujemy pliki cookies, aby nasz serwis lepiej spełniał Państwa oczekiwania. Można zablokować zapisywanie cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Szczegółowe informacje w polityce dotyczącej cookies.
Zamknij