Ogarnij rotację, pojedziesz na wakacje!

Nie da się już dłużej ukrywać prawdy! Na zewnątrz jest coraz bardziej zielono, temperatura w nocy nie schodzi już poniżej zera, a na ulicach niedawno mogliśmy spotkać młodych ludzi, ubranych w stroje galowe, zmierzających na egzamin dojrzałości. Oznacza to jedno – do naszego kalendarza coraz śmielej wysyła powiadomienia twór zwany wakacjami.

Dodatkowo, są to wakacje bardziej wyczekiwane niż te ostatnio: mamy spadająca krzywą zachorowań, szczepionki, coraz więcej otwierających się wakacyjnych destynacji, gdzie obsługa tylko czeka, aby wciągnąć Was w wir hotelowych animacji, drinków nad basenem i… i można by tak wymieniać, wymieniać. Niestety, ta część z Was, która zdecyduje się na urlop, pojedzie tam z pewnym obciążeniem w swoim biznesie – ROTACJĄ (nie rotawirusem).

Obciążenie to znane jest już od czasów starożytnych i ludzie od wieków próbują znajdować sposoby mogące rozwiązać problemy fluktuacji pracowników. W czasach dawnych lub też zamierzchłych, metody rozwiązywania problemu rotacji były dość radykalne, opierające się na sile fizycznej, zastraszaniu oraz odpowiednim zarządzaniu pozycją społeczną zarządzającego lub zarządzanego. Mimo że niektóre osiągnięcia starożytnych i średniowiecznych „project managerów” stosowane są po dziś dzień, mam nadzieję, że przynajmniej większość z Państwa, czytających ten artykuł z nich nie korzysta.

Co to jest rotacja pracowników?

Czym jest rotacja pracowników? Oprócz definicji, która mówi nam o współczynniku odejść pracowników zatrudnionych w danym okresie, jest dla organizacji kosztem. Kosztem bardzo poważnym, którego nie można lekceważyć. Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje rotacji pracowników:

1. Rotację Dobrowolną (czyli inicjowaną przez pracownika).
2. Rotację Wymuszoną (powodowaną decyzją pracodawcy).

O ile tą wynikającą z decyzji pracodawcy możemy kategoryzować w kategorii odpowiedzialności biznesowych managerów, na które mamy zazwyczaj 100% wpływu, o tyle niezapowiedziane ruchy kadrowe samych pracowników mogą nas nieco zaskoczyć. Oczywiście nie wszystkie odejścia to powód do rozpaczy – czasami są to decyzje wręcz korzystne dla firmy. Co jednak, jeżeli ludzie, którzy odchodzą są dla firmy ważni? Zaczynamy zadawać sobie pytanie – czy można było tego uniknąć? Jakie były przyczyny odejścia? Czy to się będzie powtarzać?

Skutki rotacji pracowników

W tym miejscu, dowiedzmy się (a Ci co wiedzą, i tak mają już popsuty nastrój) jakie działania wymusi na nas odejście pracowników i na jakie narazi nas koszty. Czy możemy coś na to zaradzić?

Rekrutacja nowych kandydatów

Publikowanie ogłoszeń, rozmowy, testy, cały proces. Ale czy to wszystko? Czasami spotykamy się z firmami, skarżącymi się na wysoki poziom rotacji wśród osób „świeżo zatrudnionych”. W przypadku kilku firm, z którymi miałem przyjemność współpracować okazało się, że często mamy do czynienia ze zjawiskiem matrymonialnej pomyłki. I to zarówno ze strony jednej – kandydata, jak i drugiej – pracodawcy. Kandydat ma to do siebie, że często aplikuje na kilka stanowisk (i nie jest to nic co nas zaskakuje). Jeżeli praca, o którą się ubiega nie dotyczy wysoko kwalifikowanych stanowisk, a proces rekrutacji nie składa się z wielu etapów, decyzje często podejmowane są dynamicznie, czasem więc coś „umyka”. Zwłaszcza często, z taką sytuacją mamy styczność w przypadku osób dostarczanych pracodawcy przez Agencje Pracy.

Dlaczego tak się dzieje? Czynników jest wiele np.: kilku rekruterów, z których każdy chce przedstawić ofertę jak najkorzystniej i zamknąć projekt, osobę kandydata, która jest bombardowana wielką ilością informacji, zestresowana nadchodząca zmianą otoczenia, presję czasu a często również powierzchowną znajomością języka, kwestiami związanymi z rodzajem umowy, stawką.

Czy zatem na etapie rekrutacji możemy zmniejszyć szansę odejścia pracownika tuż po rozpoczęciu pracy? O ile ostateczna decyzja będzie należała do niego, możemy wpłynąć na rotację pracowników dbając o:

1. Sprawdzenie czy oferta pracy zawiera wszystkie informacje dotyczące stanowiska, a osoba rekrutująca kandydatów jest w stanie wyczerpująco odpowiedzieć na pytania.
2. Przedstawienie kandydatowi scenariusza rekrutacji oraz informacji co się z nim stanie (osadzonej na osi czasu) po pomyślnie zakończonym procesie.
3. Kontakt z osobą w czasie pomiędzy końcem rekrutacji a rozpoczęciem pracy.

Onboarding

wprowadzenie nowej osoby do organizacji to są również spore koszty. Po pierwsze – ktoś to musi zrobić. Ktoś, kto co chwila otrzymuje takie zadanie, a nie jest osobą urodzoną do „onboardowania” przy wysokim wskaźniku rotacji pracowników też może nie być szczególnie szczęśliwy z tego powodu. Spora część nowych pracowników, właśnie na tym etapie podejmuje decyzję, że to nie jest miejsce dla nich. Niektórzy dociągają z bólem, do końca okresu próbnego, ale już po pierwszym tygodniu wracają do lektury ogłoszeń, inni ze spuszczonym wzrokiem marzą tylko o tym, żeby dzień się skończył i aby mogli wrócić do domu. Często jest też tak, że człowiek ma inne wyobrażenie co do miejsca, w którym się jeszcze nie znalazł. Powody odejścia pracowników mogą być różne i zależeć od wielu czynników. Jak zatem zapobiegać rotacji pracowników generującej ogromne koszty dla organizacji? O Tym w dalszej części artykułu.

Jako ludzie, mamy tą wadę, że często idealizujemy pewne rzeczy – jako przykład – ile razy zdarzyło się Państwu iść do kina po obejrzeniu niesamowitego zwiastunu filmu, a po wyjściu z seansu byliście bardziej niż przekonani, że spółka Netflix & Chill, lepiej zagospodarowałaby ten wieczór? Tak samo jest z pracą – myślimy sobie jak to wspaniale będzie, jakich to miłych ludzi spotkam na miejscu, nawiążę nowe przyjaźnie, a po pierwszym podbiciu karty okazuje się, że wraca zmora z dzieciństwa i w tej piaskownicy nikt się nie chce ze mną bawić.

Onboarding to jest właśnie ten moment, kiedy należy wychwycić co kandydat zbudował sobie w głowie w kontekście miejsca pracy, a co ono realnie mu oferuje, złączyć te dwa zbiory i postarać się, aby nie poczuł się zawiedziony, czy też wprowadzony w błąd.

Produktywność

Zakładając, że nie mówimy o stanowiskach, które osiągają 100% efektywności już po pierwszych kilku dniach wykonywanej pracy (mam tutaj na myśli np. doświadczonego zbrojarza betoniarza wiążącego pręty w tempie maszynowym, który przeszedł do nas z innej firmy, gdyż zaoferowaliśmy mu atrakcyjniejszą stawkę) potrzebujemy czasu, aby osoba, którą zatrudniliśmy wdrożyła się i osiągnęła zadowalająca nas sprawność bojową. W zawodach specjalistycznych może to być nawet okres od 1 do 2 lat. Osiągnięcie odpowiedniej produktywności naszego nowego pracownika zależne jest w dużej mierze od tego jak szybko wdroży się on w nowe obowiązki, a zrobi to tym płynniej im organizacja bardziej otworzy się na niego. Czyli mamy taki trochę z amerykańska “onboarding and carrying of the new baby”. Może to stanowić wyzwanie dla kadry zarządzającej.

Spadek zaangażowania reszty zatrudnionych

To częste zjawisko, dotykające wiele branż. Nawet pracownicy z wieloletnim stażem, oddani organizacji widząc jak dużo osób przychodzi i odchodzi zaczyna w naszą organizację wątpić. Duża rotacja pracowników może być dla wielu sygnałem alarmowym. Zaczyna myśleć, że może coś tracą trwając na tym samym stanowisku. Dla firmy są to osoby wartościowe, ale o tym to Państwo wiedzą. Dlatego tak ważne jest mierzenie poziomu zaangażowania całej organizacji, zwłaszcza w momentach dla niej ważnych i trudnych takich jak zmiany, i nie muszą to być od razu zmiany na gorsze. Bardzo duży niepokój wśród pracowników budzi również dynamiczny rozwój firmy, wiążący się z szybką rozbudową struktury czy wprowadzaniem do firmy nowych usług, produktów. W tym momencie bardzo ważna staje się komunikacja. Najgorszym jest pozostawienie sytuacji na zasadzie – problem rozwiąże się sam. Taka ścieżka postępowania prowadzi zazwyczaj do dowcipu, którego puentą jest: „problem zniknął, ale niesmak pozostał”.

Szkolenia

Niby pisałem o tym wcześniej, ale przy okazji onboardingu, jaki on by nie był wspaniale zaprojektowany, nie jesteśmy w stanie wytrenować pracownika, który od razu będzie wszystko wiedzący, doświadczony i nie wymagający pracy z nim. Pracownik który wie wszystko o charakterystyce pracy na danym stanowisku to rzadkość. W niektórych branżach czas na wykształcenie specjalisty to 2-3 lata od momentu zatrudnienia, w czasie którego koszty szkoleń i wydatki z tym związane mogą stanowić od 10 do 20% kosztów wynagrodzenia. Sporo, prawda? A to wszystko, ulatuje w chwili zakończenia przez jednostkę rozwoju w organizacji na rzecz rozwoju talentu jednostki poza.

Zły wizerunek

Ale dlaczego? No bo ludzie gadają przy każdym odejściu pracownika. No nie będzie inaczej. Zawsze jak ktoś się zwalnia, jak zostaje zwolniony ludzie gadają. Jedni kibicują decyzji, drudzy są jej przeciwni. Zwykle w tym przypadku nie ma jednomyślności. Co nam jako pracodawcy grozi w tym przypadku? Jakie skutki ma odejście pracownika dla nas jako pracodawcy? Zaczyna się od wprowadzenia złej atmosfery przy ekspresie do kawy, który to wg konwencji genewskiej miał być strefą zdemilitaryzowaną, ale i ona ta konwencja na plotki nic nie poradzi. Grozi nam również obsmarowanie przez byłego pracownika w miejscach takich jak: media społecznościowe, portale skupiające takie opinie. Oczywiście możemy z tym walczyć – czyt. ponosić dodatkowe koszty. Jeżeli również nie komunikujemy ludziom, którzy w firmie nadal pracują przyczyn i kryteriów (w przypadku zwolnienia przez pracodawcę), zwiększamy automatycznie poczucie lęku i zastraszenia. Zalęknieni i zastraszeni pracownicy popełniają więcej błędów (koszty) oraz zaczynają myśleć o zmianie pracodawcy bardziej intensywnie. Jak zatrzymać pracowników i zmniejszyć wskaźnik rotacji pracowników? O najważniejszych czynnikach dowiesz się już teraz.

‍